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交通費や食事会で立て替えた場合の家計簿のつけ方

記事作成日:2016年11月30日

仕事の経費や飲食費代を一時的に立て替えることがありますが、家計簿でのつけ方に困ることがあります。例えば、仕事で電車やバス、タクシーなどを利用した場合などの交通費、自動車で移動した場合の高速料金代や駐車場代、国内や海外に出張した場合の鉄道料金や航空運賃、宿泊費など出張費、備品などの購入費など、後で会社から精算される経費を支払った場合や、食事会などでまとめて支払った場合など、いったん立て替えた場合の家計簿のつけ方について説明します。

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立て替えたお金の家計簿のつけ方は大きく分けて2つ

仕事の経費や食事会などのお金を立て替えた場合に家計簿でのつけ方は大きく分けると、立て替え分を区別しないで家計簿をつける方法と、立て替え分を区別して家計簿をつける方法があります。

  • 立て替え金を区別しないで家計簿をつける方法
  • 立て替えを区別して家計簿をつける方法

立て替えを区別しないで家計簿をつける方法

仕事の経費や飲食費代を立て替えた場合に、立て替えであることを気にせず特別に区別したりしないで普通の支出と同じように扱って、精算された場合には精算されたお金をそのまま収入と扱う方法です。要は気にせずそのまま家計簿をつける方法です。

立て替えの家計簿の記入例(立替金を区別しない)
時点収支資産
収入支出現金立替金
立替時なし1万円支払-1万円
精算時1万円収入なし+1万円

支出の費目は交通費を立て替えたなら交通費、飲食代を立て替えたなら飲食費代・食費・交際費などで記録してもいいですし、立替金という記録でも構いません。ただし、立替金は他の家計の支出と同じように扱います。

立て替えを区別しないで家計簿をつけるメリット

立て替えを区別しないで家計簿をつけるメリットは、立て替え金であることを気にしないで区別して分けてつける必要がないため楽であるということや、万が一精算されなかった場合でも特別な処理が必要ないことです。

立て替えを区別しないで家計簿をつけるデメリット

一方で立て替えを区別しないで家計簿をつけるデメリットは、出張が頻繁に発生し多額の立て替え金が発生している場合は、支出に仕事の経費が含まれてしまい、家計の記録が家計の実態とかけ離れてしまう可能性があるということが挙げられます。

また、経費の立て替え時点と精算時点がずれる場合には、毎月の収支が正確に出なくなってしまい、黒字なのか赤字なのか分かりづらくなってしまうという問題点もあります。

立て替えが回収不能となった場合の家計簿のつけ方

立て替えを区別しないで家計簿をつけている場合には、立て替えの支出時に普通の支出と同じように支払ったと記録してて、収入は回収できていないため記録していないことになりますが、そのままにしておいて問題ありません。支払った分が損になりますが、家計簿に既に記録されていることになります。

回収不能時の家計簿の記入例(立替金を区別しない) 時点収支資産 収入支出現金立替金 立替時なし1万円支払-1万円- 回収不能時なしなし--

立て替えを区別しないで家計簿をつけるなら

立て替えが少額であまり発生しない場合には、立て替えたお金を区別しないで家計簿をつける方法が向いています。

立て替え金が少額であれば、家計簿の記録が家計の実態からかけ離れる可能性は低いですし、立て替えの頻度が少ないのであれば敢えて立て替え金を区別する方が手間になってしまうため、楽に家計簿をつけるため立て替えも気にせず普通の支出と同じように扱っても問題ありません。

立て替えを区別して家計簿をつける方法

仕事の経費や飲食費代を立て替えた場合に、立て替えを普通の支出とは区別して分けて扱う方法です。立て替え金はいつか帰ってくるお金なので、銀行の預金に預けたのと同じように考えて、お金を得ることができる権利だとみなします。

つまり、立て替えたお金は立て替えたお金を別に記録しておきますが、家計の支出としては記録しないでおきます。ただしお金は減っているので、銀行口座にお金を預けたのと同じように考えて、立て替え(立替金)という項目にお金を預けたとしておきます。資産の残高を計算する場合は、立て替え金も資産として合計に含めます。

立て替えで支払ったり、立て替えたお金を回収したりしますが、家計の収入や支出とは扱わず、単に現金と立替金の間で金銭的な価値が行き来したと考えるのです。

立て替えの家計簿の記入例(立替金を区別する)
時点収支資産
収入支出現金立替金
立替時なしなし-1万円+1万円
精算時なしなし+1万円-1万円

なお、立て替えと自己負担分が混じっている場合は、自己負担分は普通の家計の支出として扱います。例えば、1人2,000円の食事会をして自分を含めて5人が参加した場合、他の4人の代金(4人×2,000円=8,000円)は立て替えとして扱いますが、自分の料金(2,000円)は普通の家計の支出と同じように扱います。

立て替えを区別して家計簿をつけるメリット

立て替えを区別して家計簿をつけるメリットは、仕事の経費や飲食代の立て替えが家計の支出に含まれないため立て替えで家計の収入や支出が膨らむことがないことです。立て替えの時点と精算の時点が離れていても、毎月の収支が立て替えによって左右されることはありません。

立て替えを区別して家計簿をつけるデメリット

立て替えを区別して家計簿をつけるデメリットは、立替金の管理が必要になり、家計簿をつける時も複雑になってしまうということです。立て替えが回収できなかった場合には、回収不能となった時に処理が必要になるのも面倒に感じるかもしれません。

立て替えが回収不能となった場合の家計簿のつけ方

また、立て替えたお金が回収できないことが分かった場合には、銀行預金と同じように資産として扱っていた立替金を回収不能な分だけ減らして、回収できない金額を支出として処理します。支出の内容は貸し倒れとか、回収不能とか、雑損などと記録しておくことになります。

回収不能時の家計簿の記入例(立替金を区別する)
時点収支資産
収入支出現金立替金
立替時なしなし-1万円+1万円
回収不能時なし1万円支払-1万円

立て替えを区別して家計簿をつけるなら

立て替えが多額になる場合には、立て替えを区別して家計簿をつけることをお勧めします。特に出張が多い場合には、出張があるたびに数万円から十数万円の立て替えが発生することがあり、立て替えを普通の支出と区別しないで含めて計算すると家計の実態が家計簿から読み取れなくなってしまう恐れがあります。

通勤定期代は普通は立て替えとして扱わない

通勤のための定期代は会社から通勤手当などの形で費用が支給されるため、自分が一度立て替えた会社の経費だと考えることもできます。そのため、通勤のための定期代を立て替えとして扱っても良いのですが、普通は交通費として家計の支出という扱いをします。

会社が負担する経費ではあるのですが、自分が移動するため費用でもあるので家計の支出とするのが自然だと考えられます。ただし、立替としてしまっても問題ありません。

まとめ

  • 会社の経費や食事会の代金などを一時的に立て替えた場合の家計簿のつけ方は、立て替えを他の支出と区別しないでつける方法と、立て替えを他の支出と区別してつける方法があります。
  • 立て替えを他の支出として区別する方法では立て替えは普通の支出、立て替え金の回収は普通の収入として扱います。立て替えを他の支出を区別する場合、立替時には現金が立替金というお金を回収する権利に代わったと扱い、回収時には立替金が現金に代わったと扱います。

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【交通費や食事会で立て替えた場合の家計簿のつけ方の記事は終わりです】

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